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Mail-Favoriten auf den Muftis einrichten

Bereits seit längerem können die rund 55 an der Fernuni verteilten Multifunktionsdrucker – von uns liebevoll Muftis genannt – zum Scannen verwendet werden. Die eingescannten Vorlagen können dann per Email an den Empfänger versendet werden. So bequem das klingt, so umständlich und fehleranfällig ist die Umsetzung. Den Anleitungen zum sogenannten Scan2Mail, die neben den Muftis hängen, kann man z.B. entnehmen, dass man

  • die Taste <Fax/Scan> drücken muss, dann
  • im Display <Manuelle Wahl> auswählt, dann – und jetzt kommt der schwierige Teil -
  • die Empfängeradresse (Beispiel: Vorname.Name@) eintippt, anschließend
  • im Display <Domäne> auswählt,
  • anschließend im Display <FernUni-Hagen.de> wählt und schließlich
  • die Taste <Start> drückt.

Insbesondere das Eintippen der Empfänger-Mailadresse ist mühsam. Hinzu kommt, dass bei einer eventuellen fehlerhaften Eingabe der Mailadresse keine Fehlermeldung erfolgt, aber natürlich auch keine eingescannte Kopie beim Adressaten ankommt.

Unsere Auszubildenden Fachinformatiker Sebastian Mentz und Stephan Jüdt haben dafür jetzt eine hervorragende Lösung gefunden: Über eine Webschnittstelle kann man am PC im eigenen Büro den zugeordneten Mufti mit Email-Adressen versorgen, erklärt mir Sebastian Mentz. Diese werden anschließend als Favoriten im Display des Druckers angezeigt und können durch einfaches Anklicken als Adressat des eingescannten Dokumentes verwendet werden. Am besten ist es, ergänzt Stephan Jüdt, wenn man pro Abteilung eine Gruppe mit den zugehörigen Mailadressen der Mitarbeiter erstellt, die dann von einem Verantwortlichen gepflegt werden.

Insgesamt, so erläutern mir Sebastian und Stephan, lassen sich bis zu 36 Gruppen mit je 15 Mailadressen speichern. Eine Absprache zwischen den einzelnen Mufti-Benutzern ist deswegen ratsam. Unsere eigene Abteilung hat z.B. für die Gruppen „Support“ und „Admin“ die benötigten Empfänger-Adressen erfasst, die nun von allen bequem über die entsprechenden Karteikarten ausgewählt und verwendet werden können.

Damit alle Kolleginnen und Kollegen von den Mufti-Favoriten profitieren, haben unsere Azubis eine bebilderte Anleitung zur Favoriten-Einrichtung in unserem Wiki erstellt. (http://wiki.fernuni-hagen.de/helpdesk/index.php/Scan-to-Mail_Favoriten_auf_dem_Mufti). Schauen Sie mal rein…



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